Naar aanleiding van de invoering van de hernieuwde AVG hebben wij op 7 oktober 2018 ons privacybeleid vastgesteld. De inhoud van dit beleid en hoe dit tot stand is gekomen vind u hier.

Privacybeleid EHBO Nieuwleusen

Naar aanleiding van de gewijzigde AVG moest ook het bestuur van KNV EHBO afdeling Nieuwleusen nadenken over de gegevens die zij vastlegt en deelt met onze leden en anderen. Om hierover meer te weten te komen heeft het voltallige bestuur een informatieavond voor verenigingen bijgewoond die de gemeente Dalfsen heeft georganiseerd. Daarnaast ontvingen wij regelmatig nieuwsbrieven van het landelijke KNV bestuur met tips over de wijzigingen van de AVG. In meerdere bestuursvergadering is vervolgens over dit onderwerp gesproken.

Onderwerpen waarbij wij met de gewijzigde AVG te maken hebben zijn:

  • ledenadministratie
  • uitwisseling van persoonsinformatie tussen leden
  • uitwisseling van persoonsinformatie met de KNV en het Oranje Kruis
  • uitwisseling van persoonsinformatie met overige derden

Omdat wij lid zijn van de Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO, zijn onze leden ook lid van de landelijke vereniging. Hierdoor worden de persoonsgegevens van onze leden ook in de administratie van de KNV opgenomen. Onze registratie moet dus in ieder geval aan hun eisen voldoen.

Al onze leden zijn in het bezit van een geldig EHBO diploma volgens de richtlijnen van het Oranje Kruis. Deze onafhankelijke organisatie ziet erop toe dat wij voor het aflopen van het diploma verlenging van het diploma aanvragen. Doen wij dit niet, dan vervalt het diploma. Voor mensen die bij onze vereniging de beginnerscursus volgen vragen wij een examen aan bij het Oranje Kruis. Ook voor deze organisatie moet onze administratie dus aan hun eisen voldoen.

Vanuit deze basis kwam de vraag ā€œwat willen wij zelf?ā€. Op basis van de informatie die wij over dit onderwerp kregen en onze eigen wensen hebben wij besloten welke gegevens we vast willen leggen en hoe wij ermee om willen gaan.

 1. Het vastleggen van de gegevens van onze leden.

Wij hebben besloten dat we de volgende gegevens van onze leden registreren:
-De officiƫle naam en voorletters volgens iemands legitimatie- of identiteitsbewijs:

Wij hebben bewust voor deze omschrijving gekozen. Op het EHBO-diploma van het Oranje Kruis staat onder andere de  naam van het lid. Op het moment dat hier de officiĆ«le naam staat, kan dit worden gecontroleerd met een geldig legitimatie- of identiteitsbewijs om aan te tonen dat onze leden zijn wie ze zeggen dat ze zijn.

De voornaam:
We willen ook graag iemands voornaam weten omdat we binnen de vereniging elkaar met de voornaam aanspreken.

Het woonadres:
Zowel de KNV als het Oranje Kruis vraagt hier naar. Daarnaast vinden wij het belangrijk onze leden ook fysiek te kunnen bereiken met correspondentie, een presentje of een bezoekje als daar aanleiding toe is.

Geboortedatum:
Ook de geboortedatum staat op het EHBO-diploma. Samen met de volledige naam van het lid vormt dit een goede controle met het legitimatie- of identiteitsbewijs van het lid. Daarnaast moet iemand minimaal 16 jaar zijn om een EHBO-diploma te halen. Op deze manier kunnen wij dat controleren.

Telefoonnummer:
We willen onze leden graag telefonisch kunnen bereiken wanneer er iets bijzonders is en voor onze leden die posten bij evenementen is het een noodzaak. Voor hen heeft een mobiel nummer de voorkeur.

E-mailadres:
Via dit adres communiceren wij bij voorkeur met onze leden. Degene die (nog) geen mail heeft, benaderen wij via de post of telefoon.

Diplomanummer Oranje Kruis:
Dit nummer hebben wij nodig om verlening van het diploma aan te kunnen vragen. Nieuwe leden moeten dit dus aan ons doorgeven.

Aanwezigheid op de herhalingslessen en getoonde competentie:
Om de diplomaā€™s te kunnen verlengen moeten wij aantonen dat een lid nog competent is. Dit doen wij door de aanwezigheid tijdens de lessen bij te houden en de instructeur te laten tekenen voor competentie.

Van personen die een beginnerscursus volgen, houden wij ook de aanwezigheid tijdens de lessen bij. Reden hiervoor is dat wij mensen op tijd kunnen benaderen als zij meerdere lessen hebben gemist en we dan nog kunnen achterhalen wat de oorzaak is.

Deze gegevens (behalve de aanwezigheidsregistratie) worden vastgelegd in het ledenregistratiesysteem dat wij van de landelijke KNV moeten gebruiken. Daarnaast registreren wij het e-mailadres als contact in ons eigen e-mailsysteem. Reden hiervoor is dat het ledenregistratiesysteem van de KNV op dit moment nog niet zo is ingericht dat wij eenvoudig onze leden kunnen benaderen vanuit dit systeem. Daarom houden wij ook een ledenregistratie in Excel bij. Dit geeft ons de mogelijkheid de gegevens te verwerken in bijvoorbeeld onze financiƫle administratie (bijdrage contributie wel of niet betaald), het maken van de nota enzovoort.

Als iemand zijn lidmaatschap beƫindigd verwijderen wij zijn of haar gegevens na twee jaar uit het systeem. Deze periode houden wij aan omdat een diploma twee jaar geldig is. Mocht iemand zich bedenken of via een andere organisatie zijn of haar diploma willen verlengen, dan kunnen wij op verzoek gewenste informatie verstrekken aan het oud-lid of het Oranje Kruis.

2. Uitwisseling van persoonsgegevens tussen leden.

In principe delen wij geen informatie van onze leden met andere leden. E-mails versturen wij BCC. Dit betekent dat de ontvangers elkaars e-mailadres niet kunnen zien.

Ook telefoonnummers worden in principe niet gedeeld. Uitzondering hierop is de situatie waarin leden zich opgeven om te posten. Wij vinden het belangrijk dat leden die samen posten bij een evenement elkaar kunnen bereiken. Als je moet posten, wordt dit via de e-mail bekend gemaakt. In deze mail staat ook met wie je post en de telefoonnummers van degenen die posten.

Op het rooster dat wij jaarlijks maken voor de lessen vermelden wij de voor- en achternaam van onze leden. Dit rooster wordt naar alle leden verstuurd. Op deze manier weet iedereen in welke groep hij of zij zit en met wie. Het vergemakkelijkt het onderlinge contact.

Van het bestuur hebben de secretaris en de penningmeester direct toegang tot de volledige ledenlijst. De secretaris vanuit zijn taak om de ledenregistratie juist bij te houden. De penningmeester voor het maken van de notaā€™s. Op de notaā€™s staan de volledige naam, het adres en de geboortedatum van het lid omdat het mogelijk is dat leden de nota indienen bij hun ziektekostenverzekering. Vaak eisen zij dat er een geboortedatum op de nota staat.

De voorzitter heeft toegang tot naam, adres, e-mail en telefoonnummers van de leden. Ook de voorzitter moet de leden kunnen benaderen bij bijzondere situaties.

De coƶrdinator van het posten bij evenementen heeft toegang tot de volledige naam, e-mail en telefoonnummers van de leden. Deze gegevens heeft hij nodig om zijn functie uit te kunnen voeren.

3. Uitwisseling van persoonsinformatie met de KNV en het Oranje Kruis.

Zoals gezegd zijn wij aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO. Hierdoor zijn al onze leden lid van deze overkoepelende organisatie en heeft deze organisatie toegang tot het ledenbestand. De gemeente Dalfsen stelt als eis voor het toekennen van bijvoorbeeld de subsidie dat wij zijn aangesloten bij een landelijk erkende organisatie. Als vereniging hebben wij hierin dus geen keus en moeten wij de richtlijnen volgen.

Omdat het Oranje Kruis de organisatie is die de diplomaā€™s van onze leden verstrekt, moeten wij ook hen de gegevens verstrekken die zij noodzakelijk achten om het diploma te verstrekken of te verlengen.

4. Uitwisseling van persoonsinformatie met overige derden.

Wij verstrekken alleen gegevens aan derden als dit een functie heeft voor de vereniging en dan alleen de meest noodzakelijke informatie. Wij verstrekken nooit gegevens voor commerciƫle doeleinden.

Voorbeelden van organisaties waaraan wij informatie verstrekken zijn:

  • Gemeente Dalfsen: voor het aanvragen van de subsidie moeten wij een ledenlijst inleveren. De lijst die wij inleveren is beperkt tot voorletters, achternaam en woonplaats van ons lid.
  • Organisaties die ons inschakelen om de hulpverlening te verzorgen tijdens een evenement dat zij organiseren. Wij verstrekken de naam en het mobiele telefoonnummer van de leden die de hulpverlening uit gaan voeren aan de contactpersoon van de organiserende instantie. Deze organisatie mag deze gegevens niet opslaan en niet voor andere doeleinden gebruiken. Wij verstrekken deze informatie omdat wij het belangrijk vinden dat de organiserende organisatie weet wie er komt en dat zij in geval van een calamiteit rechtstreeks contact op kunnen nemen met de hulpverleners. Vaak werkt dit beter dan het contact via onze coƶrdinator te laten verlopen. Bovendien doet deze zijn werk ook vrijwillig en is niet altijd bereikbaar of in de gelegenheid de hulpverleners snel op de hoogte te brengen.

Tot slot

Wij hebben geprobeerd de situatie rond het vastleggen en beschermen van de persoonsgegevens van onze leden zo goed mogelijk vast te leggen. We zijn ongetwijfeld nog dingen vergeten en hopen dat onze leden ons helpen ons beleid aan te vullen en zo te verbeteren. Mocht er iets misgaan, dan zoeken we samen naar een oplossing om eventuele schade te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.

Het bestuur van KNV EHBO afdeling Nieuwleusen